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メールは通常、受信したパソコンに取り込まれ、その後で同じメールを別のパソコンで受信することはできません。これはメールを受信したときに、メールソフトが自動的にそのメールをサーバーから消去しているためです。しかしメールソフト側で、サーバーから消去しないように設定することもできます。この機能を使うと、一元管理する方のパソコンで、既読未読にかかわらず常に全部のメールを取り込めるため、一元管理が容易になります。
例えば会社で読んだメールも自宅のパソコンで管理したい場合は、会社のパソコンではメールをサーバーに残すように設定にします。Outlook Expressの場合は、「ツール」メニューの「アカウント」から「メール」を選択。メールサーバーを選んでから「プロパティ」ボタンを押し、さらに「詳細設定」を選び、下部の「配信」にチェックを入れることで、メールをサーバーに残すように設定できます。こうすると、会社で受信したかどうかに関係なく、自宅でアクセスしたときはすべてのメールを受信できます。
注意すべき点は、メールをサーバーに残す設定は、会社か自宅のいずれか一方にとどめることです。会社、自宅両方ともサーバーに残す設定にすると、メールは消去されることなくたまる一方になります。その場合はメールサーバーがパンクして、新しいメールを受信できなくなる恐れがあります。
メールをフォルダーごと取り込む
ただしこの方法では、今後新たに届くメールしか一元管理することはできません。既に受信済みのものは、メールを手動で移行させます。
Outlook Expressの場合、個々のメールをデスクトップにドラッグ・アンド・ドロップして「メール（＊.eml）」形式のファイルで出力することでメールデータの移行が可能です。しかしメールの数が多い場合は、フォルダー単位で取り込んでから、管理するメールを取捨選択する方が現実的でしょう。
会社で受信したメールを自宅のパソコンに移行する場合、まず会社のパソコンで、メールのファイルがどこにあるかを確認します。「ツール」メニューの「オプション」で「メンテナンス」を選び、「保存フォルダ」ボタンを押すと、現在どのフォルダーでメールを管理しているかが分かります。
そのフォルダーには、「.dbx」という拡張子の付いたファイルが並んでおり、各ファイル名はOutlook Expressの各フォルダー名と対応しています。その中から、自宅のパソコンに移したいメールが入ったフォルダー名のファイルと「folders.dbx」というファイルを、フロッピーなどにコピーします。
次に自宅のパソコンで、そのファイルを取り込みます。「ファイル」メニューの「インポート」「メッセージ」でOutlook Express 5を選び、「Out look Express 5ストアディレクトリからメールをインポートする」を選びます。その後、先ほどフロッピーなどに移したメールのファイルがある場所を指定します。後は取り込みたいフォルダーを一覧から指定すれば取り込みが完了します。
http://pcgaz.nikkeibp.co.jp/qa/win/int/int_49.shtml
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